一文学会ACCESS数据库，管理数据不再使用EXCEL

Access数据库简介

Access是Microsoft公司推出的Office系列办公自动化软件的一个组件

它是一个小型的数据库管理系统。

它广泛应用于财务、行政、金融、统计和审计等众多领域。

在1992年11月Microsoft公司推出了第一个供个人使用的关系数据库系统

此后Access不断地改进和优化，从1995年开始，Access作为MicrosoftOffice套装软件的一部分，先后推出了多个版本

目前比较好用，而且比较稳定的版本是Access2010

你在安装Office2010后，便可启动Access数据库管理系统：

“开始”→“所有程序”→“MicrosoftOffice”

“MicrosoftAccess2010”命令，启动Access2010。

在Access2010中，它给我们提供了六大数据库对象，Access的主要功能就是通过这六大数据对象来完成的：

表（Table）

查询（Query）

窗体（Form）

报表（Report）

宏（Macro）

模块（Module）

创建数据表的方式有以下几种：

1、通过复制粘贴创建数据表

首先创建了一个空的数据库，找到保存到的路径，双击打开：

选择“表”后，出现了表1，这个就是我们创建的表了，但它是一个空的表：

这个空的表默认的表名就是表1，当然，我们可以给它改成其它的我们便于识别的名字，下面这个图就是了：

从Excel表里面取个现成的数据：

复制后粘贴：

上面这个数据表已经不是普通的数据表了，它是以数据库的形式存在数据表里面，我们可以用数据库命令对这个数据表进行相应操作了。

2、通过导入外部数据创建数据表

Access数据库也可以通过导入外部数据的方式来建立数据表。

在其它文件格式当中，最常用的就是最后一个dBASE文件，它是VF数据库格式，它的扩展名是.dbf

也可以直接导入Excel文件当中的数据：

选中一个数据表：

下一步：

可以添加主键，也就是前面ID那个字段，它就会自动有个编号，所谓的主键，就是不能有重复，它的作用是方便以最快的速度找到想要的行数据：

输入刚刚导入数据表的名称即可：

找到要导入文本文件所在的路径：

继续下一步：

还可以导入VF数据库文件，实际就是将别的数据库格式文件的数据直接移植到ACCESS数据库

Access为你提供了几种不同类型的查询，主要分为两大类：选择查询和操作查询

在进行查询前，我们首先要明确我们的目的，也就是你想要一个什么样的结果？

知道我们想要什么了，才能进一步写查询语句。

例如，校长让教务处主任统计一下哪个班级的英语平均成绩最好？哪个班级语文平均成绩最好？

要统计这个数据，主要分以下几步：

第一步：创建查询

关闭单击右键“SQL视图”

第二步：写查询语句

Select班级,avg(英语分数),avg(语文分数)From学生成绩表4groupby班

Select：查询；

班级,avg(英语分数),avg(语文分数)：这三个就是我们要的结果，avg是英文平均的缩写

From学生成绩表4：这里是从“学生成绩表4”里面查

groupby班级：groupby是分组的意思，就是按哪个字段进行分类

第三步：运行

红色的“叹号”就是运行

出现下面这个统计结果

第一列是英语平均分

第二列是语文平均分

可以为每个字段加一个别名，As后面接的是一个别名，

也可以把它看作是一个代号

这个别名是为了让你能够识别“avg(英语分数)”和“avg(语文分数)”的

Select班级,avg(英语分数)as英语平均分,avg(语文分数)as语文平均分From学生成绩表4groupby班

查询结果有变化：

可以保存这个查询：

常用的选择查询可以归纳以下几种类型

第一种查询语句：

Select*from学生成绩表4

它的意义就是查询“学生成绩表4”中所有的数据，下图便是：

运行之后，就出现下图这样的结果，和“学生成绩表4”中的数据一模一样。

第二种查询语句：

Select*from学生成绩表4where英语分数=60

较之前多了where英语分数=60，就是表示加了条件限制，只查询英语成绩及格的数据，where后面接的就是限定条件。

运行之后，就出现下图这样的结果，显示的只是英语成绩及格的人员，不及格的不显示。

第三种查询语句：

Select班级,avg(英语分数)from学生成绩表4where英语分数=60groupby班级

较之前多了“groupby班级”，而且把“*”改成了“班级,avg(英语分数)”，就是表示对不同班级进行分组查询，而且只查询及格人员的平均成绩，也就是中上等学生之间的比较，把不及格人员排除在外了。

运行后，是下图这样的结果，显示了不同班级英语成绩及格学生的平均分数。

可以看到二班及格学生的英语平均成绩最高

二班中上等生的英语成绩要普遍高于其它班级的中上等生

1、avg()函数

这个比较熟悉，就是取字段的平均值：求每个班级语文的平均分：

Select班级,avg(语文分数)from学生成绩表groupby班级

运行结果：

2、sum()函数

这个函数和我们Excel里面的比较类似，它就是求和函数，求每个班级语文的总分：

Select班级,sum(语文分数)from学生成绩表groupby班级

运行结果：

3、count()函数

统计记录数，求每个班级的学生人数：

SELECT班级,count(学号)FROM学生成绩表GROUPBY班级;

运行结果：

4、max()函数

取字段最大值，求每个班级的语文最高分：

SELECT学号,max(语文分数)FROM学生成绩表GROUPBY学号;

运行结果：

5、min()函数

取字段最小值，求每个班级的语文最低分：

运行结果：

where和having在查询语句中的作用都是条件限制

它们在查询语句中的位置是不一样的，而且限制的内容也不一样

1、所处位置不一样

在查询语句中where作为普通条件限制，它是在groupby之前

SELECT班级,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表WHERE英语分数=60GROUPBY班级

而having是一个过滤声明，是在查询返回结果集以后对查询结果进行的条件限制，位置是在groupby之后

SELECT班级,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表WHERE英语分数=60GROUPBY班级HAVINGavg(语文分数)=60;

2、后接内容不一样

在查询语句中where后面只能接普通条件，不能接聚合函数条件

所谓的聚合函数就是我们上一期提到的函数都可称为聚合函数

下面where后这样写是错误的：

SELECT班级,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表WHEREavg(语文分数)=60//错误GROUPBY班级

在查询语句中having作为查询结果返回后的条件限制，需要接返回结果后的条件

下面having后这样写是错误的，因为返回结果已经不存在“英语分数”这个字段了：

SELECT班级,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表WHERE英语分数=60GROUPBY班级HAVING英语分数=60;//错误

3、运行结果不一样

在where后接的条件表示要在英语成绩及格的学生中进行统计

统计这些学生的语文成绩怎么样

从下面的结果可以看到：

在一班英语及格的学生中语文成绩并不好平均成绩没有达到及格线

而其它班级英语和语文成绩都较好。

而having后加了个条件是avg(语文分数)=60

这表示在统计结果中只显示平均成绩及格的班级，不及格的班级不显示

从结果看以看到：

下面这个结果较之前少了一个班级，就是一班，因为一班语文平均成绩没及格

下面这个数据库有两个成绩单

一个是期中考试

一个是期末考试

要看一看学生成绩有没有进步：

创建一个查询，并写上下面的查询语句：

SELECTA.学号,A.姓名,A.英语分数AS其中英语分,B.英语分数AS其末英语分FROM基础信息ASA,期末考试ASBWHEREA.学号=B.学号;

SELECT：后面接的就是我们想要的信息，如学号，姓名，期中英语分，期末英语分；

FROM：后面接的就是涉及的表名，这里面我们就涉及两个表，一个是“期中考试”，一个是“期末考试”；

WHERE：后面接的就是限定条件，因为我们查的是两个表，而这两个表必须有一个纽带能够联系到一起，而这个纽带就是学生的学号，因为每个学生的学号是唯一的，并没有重复，所以，我们查询两个表的时候必须找到一个纽带，这个纽带不能重复，否则我们无法准确的区分学生的成绩。

运行之后，得到下面的结果：

可以看到，赵风车的成绩下降的最快，期中考了70分，而期末考了35分

其他人的成绩有上升较快的，刘玲的成绩由30分上升到76分

这样每个学生的成绩就一目了然了，无论涉及几个表，只要找到这几个表共有的纽带，就可以查询每个表相对应的信息了。

先来看下面这个简单的查询：

SELECT班级,avg(英语分数)AS英语平均分,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表4GROUPBY班级;

运行结果是：

下面这个就是嵌套查询了：要看一下哪个班级英语平均分和语文平均分都及格了？

SELECT*FROM(SELECT班级,avg(英语分数)AS英语平均分,avg(语文分数)AS语文平均分FROM学生成绩表yGROUPBY班级)AS[%$@_Alias]WHERE英语平均分=60AND语文平均分=60;

运行结果是这样的，可以看到只显示两门成绩都及格的班级。：